Grow Food переходит на безбумажный кадровый документооборот

Сервис доставки стремится к эффективности через цифровизацию

Сервис доставки здорового питания Grow Food автоматизировал кадровое делопроизводство с помощью платформы HRlink. Теперь сотрудники компании по всей России могут подписывать кадровые документы в несколько кликов со смартфона.

В марте 2020 года 80% сотрудников Grow Food перешли на удаленный и гибридный режимы работы, за исключением производства и распределительного центра. Одновременно быстро расширилась география бизнеса. Это существенно увеличило нагрузку на отдел кадров компании, которому приходилось оформлять и отправлять бумажные документы в различные регионы страны.

На курьерскую доставку основных документов кадрового учета компания тратила около 7,5 тыс. рублей в год в расчете на сотрудника. Если добавить к этому обязательное оформление внеплановых командировок и

отпусков за свой счет, расходы были еще выше. Потребность в ускорении делопроизводства оказалась последним аргументом в пользу поиска решения для отказа от бумажного документооборота.

В качестве основного технологического партнера был выбран производитель системы безбумажного кадрового делопроизводства HRlink.

На первом этапе проекта в Grow Food подключили к сервису HRlink 250 из более чем тысячи сотрудников. В цифре начали оформлять заявления на отпуска и все документы, связанные с приемом на работу и увольнением (за исключением инструктажа по охране труда и приказа об увольнении). Сейчас сотрудники Grow Food могут подписывать более 10 видов документов онлайн с помощью электронной цифровой подписи или учетной записи Госуслуг ЕСИА.

«У нас молодая команда — большинству сотрудников нет и 30 лет. Это сильно упрощает процесс перехода в цифру: работники хорошо разбираются в технологиях и заинтересованы в том, чтобы минимизировать рутинные задачи. Более того, многие из них воспринимают получение и подписание документов онлайн как элемент геймификации. Поэтому переход на HRlink прошел максимально быстро, всего за 2,5 недели»

Финадеева Светлана, руководитель отдела кадров Grow Food.

Благодаря автоматизации кадрового делопроизводства компании удалось существенно ускорить процессы в кадровом учете. К примеру, прием на работу удаленного работника теперь занимает не более 40 минут, от момента подключения к сервису и создания личного кабинета до подписания всех необходимых документов. Это позволяет компании нанимать больше сотрудников в регионах, где много талантливых специалистов и управленцев.

В перспективе в компании планируют перевести в HRlink всех сотрудников офиса Grow Food, а также курьеров.

«Постепенно на рынок труда выходит новое поколение сотрудников, для которых бумага — пережиток прошлого. Им важно, чтобы административные задачи решались быстро и с минимальным участием с их стороны. Компании это понимают и все чаще отдают приоритет безбумажному делопроизводству»

Дмитрий Махлин, директор по развитию платформы HRlink.

Ранее карьерный консультант Валерия Вилисова рассказывала +1Платформе, какие изменения в профессиональной среде произошли с начала эпидемии коронавируса. В городах увеличился спрос на дизайнеров интерьеров, стали более востребованы услуги ветеринаров и сервисы, связанные с домашними животными.

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен.

Фотографии: piyaphun / iStock

Читайте также